📝Чек-лист по выполнению задач

Что делать, когда у вас много задач, от клиентов, коллег, партнёров, руководства, и вы не справляетесь?

Нужен алгоритм, на который можно опереться. Конечно, «творческий хаос» – тоже интересный вариант, но иногда нужно действовать предельно быстро и точно. Предлагаем чек-лист для простых офисных задач (не проектов).

1️⃣ Определите, кто должен делать эту задачу, если не вы, то перенаправьте/делегируйте человеку который ее должен выполнить. Убедитесь, что он ее принял, либо сообщите, что вы берёте эту задачу в работу.

2️⃣ Если это ваша задача, то уточните:
▪️какой должен быть результат;
▪️есть ли примеры подобных выполненных задач;
▪️сроки выполнения (реальны ли они с учетом других ваших задач, которые уже распределены по слотам* рабочего времени);
▪️приоритетность;
▪️кто может помочь вам с выполнением;
▪️необходимую для выполнения информацию.

3️⃣ Проверьте информацию к задаче.
✔️Открываются ли все необходимые документы/архивы/ссылки;
✔️Все ли в них понятно, если нет, то уточните заранее, иначе создатель документа может быть недоступен.
✔️Если задача была поставлена в ходе созвона, сделайте резюме и согласуйте его с поставившим задачу.
❗️Лучше все уточнить одним разом, чтобы не тратить время на лишние действия и не ждать.

4️⃣ Проанализируйте задачу детально.
✔️Простая она или сложная (на какие этапы можно разбить).
✔️Соответствует ли вашему профилю. Если вам нужна помощь специалиста – запросите ее.
Предложите варианты решения и приступите к выполнению.

5️⃣ Если в процессе выполнения понимаете, что не успеваете (по объективным/личным причинам), возникают новые данные, держите в курсе тех, перед кем вы ответственны. Также уточняйте насколько актуальна/приоритетна задача.
Ведь вы можете потратить время на сложную и никому уже не нужную задачу.

6️⃣ Информируйте заранее о выполнении, чтобы была возможность корректировок и их согласования.

7️⃣ Если все в порядке, работа принята, и вопросов к вам нет (иногда лучше это уточнить), закрывайте задачу. То есть вычёркивайте, переводите в число сделанных – в зависимости от того, как у вас устроен учёт выполнения задач.

*Важно: по поводу времени, если вы король продуктивности, как Илон Маск, можете работать 5-минутными интервалами. Или с 10-минутными, как Ингвар Кампрад — основатель IKEA. Но начинать лучше с часовых тайм-слотов.

#лайфхаки #тайм_менеджмент

@bitkogan

🔹Как эффективно и красиво управлять своей жизнью с помощью буллет джорнал

Вы слышали про «лёхттурм» или «молескин»? Если и да, то, возможно, не знаете, насколько они могут быть полезными в хозяйстве, если их «правильно готовить».

🔸Оригинальный метод Bullet Journal, был разработан Райдером Кэрролом (США), который страдал дефицитом внимания. Метод помогает организовывать, планировать и отслеживать любые дела и задачи.

🔸Для этого существуют упомянутые выше специальные блокноты с разметкой и нумерацией страниц (ну и вообще они красивые – с закладками и стикерами☺️).

🔸При желании можно использовать любые блокноты или вести все тоже самое в электронном виде (например в гугл документах).

В чем суть?

Журнал с буллетами (пунктами) – это по большому счёту усовершенствованный ежедневник. Система позволяет не только ничего не забыть, но и сделать процесс планирования приятным. Для этого у журнала есть:

▪️Содержание (Index). Их может быть и два (личный и рабочий), и больше. Здесь вы пишете названия разделов и страницы, на которых они находятся.

Пример:
ЛИЧНОЕ
Строительство дома … 4-5
Ремонт авто … 6
Инвестиции … 7
…

▪️Номера страниц. Можно сделать ещё и закладки-стикеры. В электронном виде нужны ссылки на конкретные страницы. В тех же документах Google это легко реализуемо.

▪️Списки задач в соответствующих разделах.

Пример:
Строительство дома.
◻️Подключить отопление
◻️Сделать доп. розетку
⚪️ Встреча с мебельным мастером
…

Что дальше?

✔️ Дальше выполняем задачи и делаем отметки о выполнении (либо вычёркиваем).
📑 В электронной – можно вырезать и переносить в отдельный документ – «отчет».

Так у вас будут отображены результаты по разным сферам/проектам. Это поможет для:
▫️анализа (что получилось, а что не сработало),
▫️мотивации (как авторизация собственного результата).

Что ещё важно?

🗓Хорошо работают визуальные сетки (в виде таблички) важных дел/событий на год, месяц.

📲 Кроме спецблокнотов, есть и отдельные приложения для разных видов планирования. О них расскажем в отдельной заметке.

❗️Главное в любой системе – на расписывание дел не стоит тратить слишком много времени. Иногда проще потратить его на сами дела 🧑‍💻

Сохраняйте, пересылайте друзьям и планируйте эффективно!

#лайфхаки #тайм_менеджмент

@bitkogan

App Store удаляет приложения российских банков. Как не потерять доступ к своим деньгам?

Последним в феврале пострадал «Тинькофф», а до этого практически все крупные банки лишились своих приложений в магазине Apple.

Апокалипсиса, конечно, не произошло. Уже скачанные на устройства приложения продолжают работать. Но есть целый набор рисков лишиться быстрого доступа к своим собственным деньгам. Они будут вне опасности, но через цифровые каналы доступ к ним может оборваться.

Lenta сделала хорошую инструкцию о том, как этого не допустить.

#лайфхаки

@bitkogan

🕵️‍♂️ Как добиться своей цели? 10 уроков от одного из лучших переговорщиков в мире

Не так давно мы представили вам подборку книг с различными техниками. Немного поговорили о способах быть убедительным по Чалдини и о техниках слушания на канале ПРОСТО. Но тема далеко не исчерпана.

Обратим внимание на флагмана нашего ТОПа, автора с высшим рейтингом в нем – 4,8, ветерана ФБР Криса Восса. Это человек, который десятки лет освобождал заложников и успокаивал социопатов. За это время ведения переговоров с самыми высокими ставками у него не было ни одного проигрыша.

Почему еще его надо слушать? Восс переработал весь предыдущий опыт, от Гарвардской школы, методик ЦРУ, технологий Джима Кэмпа до поведенческой экономики. Поэтому его методы применимы к самым разным ситуациям.

1️⃣ Вместо битвы аргументов выясните глубинную мотивацию оппонента.

Хотите прийти к цели? Ваши лучшие аргументы здесь — это «горе от ума». Выявите, что на самом деле беспокоит собеседника. И воздействуйте на это. Обычно это вопросы:
▪️ статуса,
▪️ контроля (неуверенность в себе),
▪️ безопасности (страх).

2️⃣ Чтобы понять мотивацию человека, нужно сначала успокоить его. Также расположить к себе, поощрить свободную и откровенную речь.

❗️Ключевой метод Восса называется «сочувственное слушание».

3️⃣ Демонстрируйте искреннее желание узнать ценности оппонента и понять мотивировки. Это не значит, что мы разделяем ценности или признаем справедливость позиции.

4️⃣ Сфокусируйтесь на тоне своего голоса.

По данным психологов,
▪️7% информации мы получаем из слов,
▪️38% из интонации,
▪️55% — из языка жестов и мимики.
Если переговоры заочные, то интонация впятеро важнее слов.

❗️Ваша базовая интонация – позитивная, ободряющая, чуть вопросительная. С улыбкой 🙂 Приемлемы также «голос ночного диджея» и ровный убедительный тон.

5️⃣ Используйте «отзеркаливание», которое основано на работе зеркальных нейронов.

Вызывает невольную симпатию. Человек, повторяющий нас, в чем-то похож на нас. Это располагает.

С базовой интонацией повторяйте до 3-х последних слов. Выдержите паузу 4 сек. Собеседник постарается дополнить или уточнить свою мысль. Приоткроет настоящие эмоции. «Отзеркаливать» (т. е. копировать) можно тембр, темп речи, позу (здесь осторожно, чтобы не воспринималось как передразнивание) и др.

6️⃣ Задавайте вопросы, требующие развернутого ответа (не да/нет).
✔️«Как мы можем решить проблему?»
✔️«Что мы пытаемся здесь достичь?»
✔️«Почему вы хотите сделать то-то и то-то вместе со мной?»

7️⃣ Поймайте «черного лебедя» за хвост.

Помните, что вы собираете информацию об оппоненте в процессе переговоров. Не будьте в плену иллюзий представлений о нем. Мы проверяем гипотезы.
Нелогичность в поведении человека может быть вызвана:
▪️его плохим информированием,
▪️ограничениями (полномочий или средств),
▪️наличием скрытых интересов,
Такие нестыковки проиллюстрированы в фильме Big Short.

8️⃣ Не пугайтесь «нет» и не удовлетворяйтесь «да».
С «нет» переговоры только начинаются. Выясните с помощью сочувственного слушания, что является причиной отказа.

«Да» ничто без «как». После того как собеседник сказал «да», добейтесь ответа «все правильно», а затем – как будет осуществляться совместно принятое решение.

9️⃣ Спровоцируйте ответ «нет». Реализовав свое «право вето», собеседник получает иллюзию контроля. Есть 3 способа:
▪️ заведомо неверно обозначить желания или намерения оппонента;
▪️ спросить оппонента, чего он НЕ хочет;
▪️ в упор спросить, ХОЧЕТ ЛИ оппонент сорвать сделку, отменить проект.
Так мы подготавливаем оппонента к осознанному, а не формальному согласию.

🔟 Ставьте максимально высокую цель! Не соглашайтесь на компромисс. Вам же не нужно чтобы один ботинок был черный, а другой коричневый?

Невыгодная сделка хуже сорванной сделки. Однако про торг, заключительную часть переговоров мы поговорим отдельно.

Сохраняйте и делитесь с друзьями. Используйте во благо!

#переговоры #лайфхаки

@bitkogan

👨‍🎓Как повысить эффективность обучения. 9 лучших техник

«У меня нет особых талантов. Я просто страсть как любопытен», – Эйнштейн.

Мы уже писали про ошибки в учебе. Пришла пора рассказать про рабочие техники, которые помогут учиться и переучиваться быстрее и эффективнее. Они опираются на научные разработки.

1️⃣ Интервальное повторение. Упоминали о нем в статье про память. Согласно кривой забывания Эббингауза, повторять материал нужно: немедленно (первый повтор без ошибок), через 20 мин., 1 час, 9 часов и т. д. после изначального знакомства с материалом.

Рассчитать интервалы помогут специальные приложения – Anki, Memrise, Quizlet и др.

2️⃣ Интерливинг (чередование). Тренируем навыки поочередно. Например, 3 навыка (A, B и C) по 10 мин. каждый – по схеме ABCABCABC.

В течение месяца такая стратегия показывает до 76% выигрыша перед обучением едиными блоками.
▪️Навыки должны быть связаны друг с другом (т. е. не химия с теннисом)
▪️Материалы должны быть легко поняты
▪️Совмещайте старые знания с новыми
▪️Не расстраивайтесь, когда не видите быстрых результатов.
Эта стратегия вначале сложна, но стимулирует мозг работать эффективнее.

3️⃣ Безошибочное обучение (Errorless learning). Термин ввел психолог Чарльз Ферстер в 1950-х.
Но погодите, на ошибках же учатся? Да, если у вас идеальная память. А вот животных, детей и лиц с ослабленной памятью лучше обучать по этой методике.

Пример. Вы учите ребенка надевать комбинезон. Вначале почти одеваете его и просите ребенка сделать последнюю часть, и так добиваетесь успеха. Постепенно надеваете комбез все меньше и меньше. Ребенок всегда приходит к успеху и, наконец, может надеть его без посторонней помощи!

4️⃣ Вы часто отвлекаетесь? Поможет техника «глубокая работа» (deep work). Термин супер-продуктивного ученого Кэла Ньюпорта из MIT.
▪️Отключите все гаджеты, телефон в режим «не беспокоить»
▪️Наденьте наушники (можно со спокойной музыкой) или беруши
▪️Договоритесь с окружающими, чтобы не отвлекали вас несколько часов
▪️Нет многозадачности! Распыляясь, вы совершите больше ошибок.

5️⃣ Есть трудности с пониманием чего-либо? Используйте технику Фейнмана. Вместо заучивания – активное обучение. Ключ к освоению любого материала – способность объяснить его ясно и просто.
Цикл из 4 ступеней выглядит так:
▪️Выберите тему, которая вас действительно интересует.
▪️Обучите себя или друга (можно даже воображаемого 🙃).
▪️Если вы застряли, не уверены – вернитесь к исходному материалу
▪️Упростите свои знания. Придумайте аналогии, которые помогут понять концепции.
В общем повторяйте цикл, как в том анекдоте про учителя, который так долго объяснял, что сам уже понял, а его ученики еще нет ☺️

6️⃣ Нет мотивации? Даешь геймификацию!
Добавьте элементы игровой деятельности в учебу (можно и в работу) – баллы, уровни, награды.
Теперь станет более увлекательно.

7️⃣ Обучение невозможно без трудностей. Поэтому найдите заранее того, кто вас поддержит. Партнер по обучению, бадди. На образовательных программах для этого обычно есть куратор. Но важно, чтобы рядом с вами был равный вам человек.

8️⃣ Заведите «дополнительный мозг». Это то, где вы будете хранить и систематизировать ваши инсайты, заметки. Это может быть программа, либо гугл-документы. Главное – легкость пользования.

9️⃣ Развивайте «мышление роста». Если вы считаете, что таланты даны от рождения и ничего не поменять, вернитесь в начало и перечитайте цитату. Она, кстати, не единственная.

Что почитать?
▪️Кэл Ньюпорт. Цифровой минимализм
▪️Джо Боулер. Безграничный разум
▪️Барбара Уилсон. Восстановление памяти
▪️Кэрол Дуэк. Образ мышления

Если информация была новой и полезной – ставьте 👍
Если вы и так все знали – 🔥

#лайфхаки

@bitkogan

⏰ Как прокачать навык планирования за одну неделю

В начале года мы писали о том, как поставить цели на год, если никогда раньше этого не делал. Также делились лайфхаками в канале «Это к деньгам».

Время бежит, дедлайны летят, а о поставленных целях многие забывают. Пришло время оценить реальность и сделать, если необходимо, работу над ошибками.

Итак, вот основные просчеты, которые допускают в планировании.

1️⃣ Ваши планы не соответствуют вашим долгосрочным целям. То есть план на обозримый период (месяц или квартал) не приближает вас к долгосрочной цели.

Рекомендация: приведите в соответствие ваши текущие и долгосрочные цели.

2️⃣ Вы не сосредоточены на выполнении плана. Потому что в приоритете у вас «примерно все».

Рекомендация: на коротком периоде (например, в 3 месяца) поставьте не более 2 важных целей. Нужно научиться отказываться от многих дел в пользу самых важных.

3️⃣ Вы непоследовательны в выборе действий. Действий, которые вы делаете для достижения цели слишком много. Это истощает.

Рекомендация: попробуйте пропустить/делегировать неважные шаги.

4️⃣ У вас нет системы, «фреймворка» по которому вы планируете. Вы хаотично планируете и контролируете выполнение планов.

Рекомендация: придерживайтесь единой системы на промежутке времени, в котором ставите цели. Дальше можете ее поменять или скорректировать.

5️⃣ Нет письменных отчетов, сквозной аналитики.

Рекомендация: попробуйте оценивать проделанную работу по системе OKR (Objectives and Key Results) – «цели и ключевые результаты».

6️⃣ Не продуманы ресурсы, нет договоренностей с окружающими: о том, что ваши цели не ущемляют их, а они не мешают вам в достижении своего.

Рекомендация: расскажите близким о своих планах заранее. Также вам очень помогут люди, которые будут вас поддерживать в ваших целях.

7️⃣ План не стал частью вашего рабочего процесса. Вы в него не заглядываете и не сверяетесь.

Рекомендация: нужна сверка, желательно ежедневно, а может и по нескольку раз в день. Вносите коррективы если нужно.

8️⃣ Вы перестаете следовать плану при плохих результатах. Как только наступила неудачная неделя, вы все забрасываете.

Рекомендация: найдите смелость продолжать если ваши действия были неэффективными. Либо поменяйте план с учетом реалий.

9️⃣ Вы плохо распределяете время. В результате эффективность сильно меняется, а важные дела остаются несделанными.

Рекомендация: разделите своей время на несколько частей.
▪️Стратегическое (ключевые дела).
▪️Буферное (для «текучки»).
▪️Рекреационное (свободное, отдых).
А также время для встреч, тренингов, личных вопросов. Это лишь примеры, которые показывают, что «всему свое время» и разным типам задач тоже.
❗️На самом деле этот вопрос – один из важнейших, его мы разберем отдельно

При следовании данным рекомендациям, эффект вы увидите уже через неделю. А через 4 недели навык закрепится. Если тема вам интересна – ставьте 👍 и пересылайте друзьям.

#лайфхаки #планирование

@bitkogan

✔️Чек-лист по здоровому питанию

Впереди лето, а значит, активизация торговли свежими овощами и фруктами. Сезон отпусков, в которых вы будете, вероятно, пробовать разнообразную еду. Шашлычный сезон, опять же 😉

Мы собрали советы из 20 национальных рекомендаций по питанию со всего мира – от Индии до Канады. Многое в них совпадает с позицией ВОЗ, но есть некоторые акценты.

✅ Основные группы продуктов

💡Оптимальное соотношение белков, жиров и углеводов в рационе:
— Белки: 10-15%
— Жиры: 15-30%
— Углеводы: 55-75%
от общей калорийности рациона.

🔸Овощи и фрукты от 400 г в день. [США]

🔸Зерновые, не менее 50% из них – цельнозерновые. В оболочке зерна содержатся важные для ЖКТ, регуляции сытости пищевые волокна.

🔸Молочные, в том числе без лактозы (если проблемы с ее переносимостью). Сыры с низким содержанием жира и натрия.

🔸Белковые продукты, включая нежирное мясо, яйца, морепродукты. А также растительные источники белка – бобовые, орехи, семена, соевые продукты (тофу и др.). Бобовые вводить в рацион понемногу, во избежание проблем с ЖКТ.

🔸Ограничьте потребление красного мяса (500 г в неделю). [Катар]

🔸Рыбу рекомендуется есть в среднем 2 раза в неделю по 150 г (предпочтительный источник Омега-3).

🔸Масла, включая растительные и масла в продуктах (морепродуктах, орехах). В датских рекомендациях предпочтение отдается рапсовому и оливковому. Австрийцы дополняют кунжутным, тыквенным и др.

🔸Вода – предпочтительный напиток. [Канада]

✅ Другие категории

🔸Соль – не более 5 г в день. [ВОЗ] Старайтесь использовать травы и специи вместо соли.

🔸Добавленный сахар – не >10% от суточной калорийности.

🔸Кофеин – до 400 мг/сутки, это эквивалент ~4 кружечек эспрессо. [Канада]

🔸Ограничьте алкоголь. [Австралия]

🔸Избегайте насыщенных жиров, гидрогенизированных или транс-жиров. [Катар]

🔸БАД (биологически активные добавки) не могут заменить разнообразие веществ, которое обеспечивает разнообразное питание. [Норвегия]

✅ Обработка и приготовление продуктов

🔸85% калорий в день должны быть из необработанных продуктов – они дают наибольшую питательную ценность (витамины, минералы и др.)

🔸15% допустимо из переработанных продуктов. Их обогащают сахаром, солью, насыщенными жирами, при этом
▫️энергетическая ценность (калорийность) растет,
▫️а питательная (витамины, минералы) падает.

🔸Ешьте овощи частично сырыми и учитывайте сезонную и региональную доступность при выборе фруктов и овощей. [Австрия]

🔸Потребление переработанного мяса до 150 г в неделю. [Франция]

🔸Используйте масла, жиры, соль и сахар в небольших количествах при приготовлении. [Бразилия]

🔸Развивайте кулинарные навыки и делитесь ими.

✅ Прием пищи

🔸 Ешьте регулярно и тщательно, в соответствующей обстановке и, по возможности, в компании / с семьей.

🔸Планируйте свое время так, чтобы еда и приемы пищи были важны в вашей жизни.

🔸Вне дома отдавайте предпочтение местам, где подают свежеприготовленные блюда.

🔸Старайтесь поддерживать энергетический баланс, употребляя только нужное количество. [Швеция]

✅ Закупка продуктов

🔸Делайте покупки в местах, которые предлагают разнообразные натуральные продукты или продукты с минимальной обработкой.

🔸Будьте осторожны с рекламой и маркетингом продуктов питания. [Бразилия]

🔸«Правило 80» – при насыщении на ~80% выходить из-за стола.

✅ И ещё

🔸Физическая активность для достижения, по крайней мере, эквивалента 30 мин быстрой ходьбы в день. [Франция]

🐳 Питание – один из трех китов здорового образа жизни, работает в комплексе со сном и физической активностью.

Для конкретных случаев, например, для спортсменов, беременных, людей с определенными заболеваниями, может быть необходимо получение индивидуальных рекомендаций по питанию, Для этого можно обратиться к:
✔️диетологу (врачу, подбирающему рацион при проблемах со здоровьем)
✔️или нутрициологу (специалисту, помогающему менять пищевые привычки).

Если материал вам понравился – ставьте 👍 и пересылайте друзьям.

Что почитать?
▪️Елена Мотова. Еда для радости. Записки диетолога
▪️Александр Бурлаков. В гармонии с едой

#лайфхаки

@bitkogan